آشنایی با سیستم کد پستی ده رقمی

شاید بتوان عمده ترین دغدغه و نگرانی یک دولت را « بروز بحران » در بخشهای دولتی برشمرد و به این نتیجه رسید که کوچک بودن یا بزرگ بودن بدنه دولت در میزان آسیبهای ناشی از بروز بحران تاثیر مستقیم دارد . اما چرا بروز بحران در بخشهای دولتی یک « تهدید فراگیر » برای تمامی دولتها محسوب میشود ؟

در دهه 1970 برخی دولتها با احتمال بروز بحران در بخشهای دولتی مواجه گردیدند و وجود مشکلات اساسی در بخشهای دولتی را احساس نمودند . این مشکلات غالباً بر یکی از موارد ذیل متمرکز بود :

بخش قابل توجهی از هزینه های عمومی در بخشهای دولتی هزینه میگردید و از میزان رشد نسبتاً بالایی نیز برخوردار بود .

وجود سوء مدیریت ، اسراف منابع و در برخی موارد فساد اداری در بخشهای دولتی موجب کارآیی اندک این بخشها گردیده بود . همچنین تصمیم گیریهای اشتباه مسئولین و کارکنان در بخشهای مختلف دولتی ، منافع مردمی که قرار بود دولت به آنها خدمت نماید را به مخاطره انداخته بود . این اشتباهات عمدتاً بدلیل متمرکز بودن ساختار و دور بودن تصمیم گیرندگان از اطلاعات و نتایج اقدامات رخ میداد .

وجود ناکارآمدی در چند بخش دولتی موجب گردیده بود که افکار عمومی ، نتایج کسب شده توسط دولتها را با پیش فرضهای منفی ارزیابی نمایند و این دیدگاه منفی ، کم رنگ شدن نتایج کسب شده در بخشهای فعال و کارآمد را بدنبال داشت .

دراواخر دهه 1980 و سالهای ابتدای دهه 1990 دولتها با اصطلاحی جدید روبرو شدند .« بازآفرینی دولت » اصطلاحی بود که به مهندسی مجدد در بخشهای دولتی و ضرورت تولد دوباره این بخشها اشاره میکرد و دولتها مجبور بودند با پرداختن به اصل وظایف و فعالیتهای بخشهای دولتی ( نقش بخشهای دولتی ) و توجه به نحوه انجام آنها ( سازماندهی و مدیریت بخشهای دولتی ) ، برای از میان برداشتن مشکلات در این بخشها تلاش کنند .

دولتها برای پیشگیری از بروز بحران و مقابله با پیامدهای احتمالی آن ، ناچار به انتخاب یک یا چند گزینه از میان گزینه های زیر  بودند که دستور کار دولت در فرآیند بازآفرینی محسوب میگردید .

o       افزایش کارآیی ( با بهبود نسبت ورودی به خروجی )

o       تمرکز زدایی ( با انتقال مراکز تصمیم گیری به سطوح پایین تر و محلی تر دولتی )

o       خصوصی سازی ( با واگذاری و یا حذف انحصارهای دولتی )

o       افزایش پاسخگویی ( با ارزیابی اقدامات و تصمیمات مسؤلین و کارکنان بخش دولتی )

o       بهبود مدیریت منابع ( با افزایش استفاده مؤثر از منابع انسانی ، مالی و سایر منابع )

o       بازارگرایی ( استفاده از نیروهای بازار برای کاهش هزینه ها و افزایش اثربخشی و کارآیی )

تقریباً تمامی دولتها طی دو دهه گذشته یک یا چند مورد از موارد فوق را ـ بنا به ضرورت و یا اجبار ـ بعنوان دستور کار خود انتخاب نموده اند . باید توجه داشت که هریک از موارد ذکر شده فوق ( در صورت انتخاب ) تاثیرات پیچیده ای را در بخشهای دولتی بدنبال داشته اند ، بگونه ای که انتخاب یک مورد مشابه توسط دو دولت مختلف ـ حتی با وجود شرایط اجتماعی ، اقتصادی و فرهنگی تقریباً مشابه ـ نتایج و تاثیرات یکسانی را بدنبال نداشته است .

سیاستها و خط مشی های کلان در تمامی کشورها توسط حکومتها ( فارغ از نوع حکومت ) تعیین میگردد و دولتها در راستای این سیاستها و خط مشی ها ، سیاستگذاری ، طراحی برنامه ها و ارائه خدمات را عهده دار میباشند .

اگر یک کشور و جامعه تشکیل دهنده آن را به بدن انسان تشبیه کنیم ! ، میتوانیم حکومت را به عنوان مغز ، مردم را به عنوان سلولهای تشکیل دهنده بدن و دولت را نیز به عنوان اندامها ( نظیر دست ، پا ، چشم ، گوش ، معده ، کبد و ... ) تشبیه نماییم . در این مثال که با توجه به موضوع مورد بحث از تشبیه بسیاری از بخشهای یک جامعه نظیر مجلس ، شوراها ، بخش خصوصی و . . . به اندام بدن صرفنظر گردیده است ، خط مشی ها و سیاستهای حکومت مانند دستورات مغز به اندام مختلف بدن بوده و عملکرد دولت نیز پاسخ اندام به فرامین مغز تلقی میگردد . حال با استفاده از این مثال میتوان " بازآفرینی دولت " ، که بعنوان یک سیاست حکومتی توسط دولتها به اجرا گذارده میشود را به " دستور دویدن " برای اندام یک بدن تشبیه نموده و به اثرات این دستور در تمامی اعضاء و جوارح آن بدن پی برد . بخش دولتی از قسمتهای مختلفی که از بودجه دولتی استفاده میکنند ، بدنبال کسب اهداف تعیین شده توسط دولت میباشند و عموماً دارای ساختار سازمانی مصوب میباشند ، تشکیل شده و درحالیکه هریک از این قسمتها عملکرد و فعالیت مستقلی را دارا میباشند ، در مجموع و به صورتی یکپارچه دستیابی به هدفی کلی و واحد را دنبال میکنند . از جمله اهدافی که توسط برخی از قسمتهای تشکیل دهنده بدنه دولت تعقیب میگردد ، ارائه خدمات به عموم مردم ، دیگر قسمتهای وابسته به دولت و بخش خصوصی میباشد .برخی از خدمات عمومی بواسطه اساسی بودن نوع خدمت در سطح عمومی جامعه ، خدمات پایه محسوب شده و غالباً توسط دولتها ارائه میگردند . از جمله این خدمات که بطور کامل هزینه بر بوده و از نتایج ملموسوقابل دازه برخوردار نمیباشند میتوان به دفاع و حفظ امنیت ملی ، آموزش و پرورش ، بهداشت ، مسکن ، رفاه اجتماعی ، حمایت از بخشهای کشاورزی و صنعت ، ایجاد ، حفظ و ارتقای بسترهای ارتباطی و . . . اشاره نمود . یکی از انواع خدمات پایه که منحصراً توسط بخشهای دولتی ارائه میگردند ، خدمات پستی میباشد که در قالب سرویسهای پستی در دسترس عموم قرارمیگیرند .ارائه خدمات پستی توسط ادارات پست ، برقراری ارتباط میان افراد ، بخشهای دولتی و بخشهای خصوص در محیط داخلی و خارجی یک کشور را ممکن میسازد و لازم است به این نکته نیز اشاره گردد که در گذشته های نه چندان دور و تا قبل از اختراعات و ابداعاتی نظیر تلگراف ، تلفن ، فکس ، پست الکترونیک و . . . ، مطمئن ترین ، سریع ترین و دردسترس ترین  وسیله ارتباطی ، پست و سرویسهای پستی بوده است .

آنچه که دربدنه دولت تعقیب میشود، ارائه خدمات به عموم مردم ،در دیگر قسمتهای وابسته به دولت و بخش خصوصی میباشد .برخی از خدمات عمومی بواسطه اساسی بودن نوع خدمت در سطح عمومی جامعه ، خدمات پایه محسوب شده و غالباً توسط دولتها ارائه میگردند . از جمله این خدمات که بطور کامل هزینه بر بوده و از نتایج ملموس برخوردار نمیباشند میتوان به دفاع و حفظ امنیت ملی ، آموزش و پرورش ، بهداشت ، مسکن ، رفاه اجتماعی ، حمایت از بخشهای کشاورزی و صنعت ، ایجاد ، حفظ و ارتقای بسترهای ارتباطی و . . . اشاره نمود . یکی از انواع خدمات پایه که منحصراً توسط بخشهای دولتی ارائه میگردند ، خدمات پستی میباشد که در قالب سرویسهای پستی در دسترس عموم قرارمیگیرند.

ارائه خدمات پستی توسط ادارات پست ، برقراری ارتباط میان افراد ، بخشهای دولتی و بخشهای خصوص در محیط داخلی و خارجی یک کشور را ممکن میسازد و لازم است به این نکته نیز اشاره گردد که در گذشته های نه چندان دور و تا قبل از اختراعات و ابداعاتی نظیر تلگراف ، تلفن ، فاکس ، پست الکترونیک و . . . ، مطمئن ترین ، سریع ترین و دردسترس ترین  وسیله ارتباطی ، پست و سرویسهای پستی بوده است .

           تا اواسط دهه 1990 ، ادارات پست بخشی جدا نشدنی از یک وزارتخانه یا نهاد دولتی بودند . این روند با تصویب ساختار شرکتهای با مسئولیت محدود ( که البته هنوز در اغلب موارد تحت مالکیت دولت اما با خودمختاری تجاری وعملیاتی بیشتر بودند ) از سوی بسیاری از ادارات پست به ویژه در کشورهای پیشرفته ، دستخوش تغییر شد . همراه با این پیشرفتها ، تعریفهای روشن تر و صریح تری از مسئولیت های مربوط به دولت و مجریان پستی ارائه گردید و بر آن اساس ، یک وزارتخانه دولتی ، مسئولیت نظارت بر مجری پستی را عهده دار میگردید . در مقابل نیز دولت یک ناحیه حفاظت شده یا حق انحصاری ویژه ای را که عموماً در حوزه پست نامه ها است ، به مجریان پستی اعطا می نمود .

این پیشرفتها و تغییرات ، شکل گیری و ورود رقبای جدید را برای ادارات دولتی پست بدنبال داشت و همواره زنگ خطر برای آنها محسوب میگردید . همچنین از دیگر تهدیداتی که طی چند دهه اخیر موجب بروز نگرانی در بخش دولتی پست گردیده اند و تقریباً نوظهور میباشند ، میتوان به سرویس الکترونیکی نامه ها ( E – Mail ) ، پرداخت الکترونیکی صورتحسابها ، تجارت الکترونیک و . . . که در کاهش قابل توجه حجم و تعداد مرسولات فیزیکی نقش مهمی را ایفا میکنند ، اشاره نمود . علاوه بر آن ارائه خدمات پستی با کیفیت اندک و ناکافی توسط بخش دولتی ، کاهش و توقف میزان رشد حجم نامه ها را بدنبال داشت ، بطوریکه میزان رشد سالانه حجم نامه ها و امانات پستی از دو الی سه درصد در اواسط دهه 1990 ، به صفر درصد در سال 2001 کاهش یافته و متوقف گردید .

در این شرایط که دولتها و مجریان پستی به عدم توانایی خود در مقابله با این تغییرات پی برده بودند ، گزینه ای غیر از اجرای رفرم و مدرنیزاسیون پستی را پیش رو نداشتند و برای ادامه حیات ادارات پست مجبور به انتخاب آن بودند .

تفکر بکارگیری و استفاده از کدپستی در عملیات تجزیه ، رهسپاری و توزیع از اواخر دهه 1950 توسط ادارات پست آلمان و ایالات متحده آمریکا مطرح گردید و بررسیهای اولیه در این ارتباط انجام پذیرفت . در نهایت تقسیم بندی محدوده شهرها به محدوده های کوچکتر و شناسایی هریک از این محدوده های کوچک با یک کد و استفاده از این کدها بر روی مرسولات به عنوان بخشی از نشانی گیرنده و فرستنده ، راهکاری مطمئن برای کاهش حجم مرسولات سرگردان و افزایش میزان دقت در انجام عملیات پستی تشخیص داده شد .

با انتخاب گزینه رفرم پستی و مدرنیزاسیون پست توسط مجریان پستی ، کدپستی به یکی از مهمترین و کارآمدترین ابزارهای موجود ـ که در اختیار مجریان پستی قرارداشت ـ تبدیل شد و در اغلب کشورها ، مهندسی مجدد فرآیندهای پستی با تکیه بر قابلیتهای کدپستی صورت پذیرفت .

طراحی و پیاده سازی یک نظام کارآمد کدپستی نیازمند شناسایی کامل مشکلات و خواسته ها ، تبیین وضع موجود ، پیش بینی منابع دردسترس و بالقوه ، آشنایی با مفاهیم و نکات فنی لازم و کسب دانش روز در خصوص تمامی مسائل مرتبط میباشد . علاوه بر آن ، به انجام رسانیدن این موارد با تکیه و استفاده از تجارب بین المللی موجود موجب خواهد گردید تا عملیات طراحی و پیاده سازی کدپستی و حصول نتایج مورد انتظار ، از ضریب اطمینان مطلوبی برخوردار گردند.